Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest ELSG Ltd, spółka zarejestrowana w Anglii i Walii pod numerem 04520558, z siedzibą: Building 2, 1st Floor, Croxley Green Business Park, Watford, England, WD18 8YA. Kontakt: info@elsg.co.uk, tel. 0203 627 0223, elsg.co.uk.

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji Twoich praw, prosimy o kontakt na adres: info@elsg.co.uk (z dopiskiem „Ochrona danych / GDPR”).

Jeśli wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (Data Protection Officer) lub przedstawiciela, jego dane kontaktowe udostępnimy na żądanie.

Polityka dotyczy przetwarzania danych osób, które przez system apply.elsg.co.uk zgłaszają roszczenia pracownicze, tworzą konto klienta, komunikują się z nami lub przesyłają dokumenty. Nie obejmuje odrębnych usług prawnych świadczonych na podstawie osobnej umowy — te reguluje odrębna informacja/umowa.

Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres.

Dane dotyczące zatrudnienia i sprawy: nazwa pracodawcy, stanowisko, daty zatrudnienia, opis zdarzenia, rodzaj roszczenia, informacja o nowej pracy i wynagrodzeniu (jeśli podana).

Dokumenty przesłane przez Ciebie: umowy, korespondencja, wypowiedzenia, paski wynagrodzeń, zdjęcia i inne załączniki.

Dane szczególnych kategorii (art. 9 UK GDPR): np. informacje o stanie zdrowia, ciąży, niepełnosprawności, pochodzeniu, religii, orientacji — wyłącznie jeśli sam(a) je podasz jako istotne dla sprawy (np. dyskryminacyjnej).

Dane komunikacyjne: treść wiadomości w czacie oraz korespondencji e-mail.

Dane dowodowe zgody: adres IP, czas serwera i przeglądarki, wersje Regulaminu i Polityki, podpis kryptograficzny (rejestr niezmienny — do celów dowodowych).

Dane techniczne: informacje o urządzeniu/przeglądarce w zakresie niezbędnym do działania i bezpieczeństwa usługi.

Bezpośrednio od Ciebie — z formularza, przesłanych dokumentów i korespondencji.

Z załączonych dokumentów — możemy z nich wyodrębnić dane istotne dla oceny sprawy.

Automatycznie — dane techniczne i dowodowe zgody generowane podczas korzystania z systemu.

Ze źródeł publicznych — np. rejestr Companies House, w celu weryfikacji poprawnej nazwy pracodawcy (respondenta).

Przyjęcie i wstępna ocena Twojego zgłoszenia oraz kontakt z Tobą — na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) oraz podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b UK GDPR).

Prowadzenie sprawy i świadczenie usług prawnych, jeśli zdecydujemy się ją przyjąć — na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz obowiązków prawnych i zawodowych (art. 6 ust. 1 lit. c).

Dane szczególnych kategorii — na podstawie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f UK GDPR) oraz Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a).

Bezpieczeństwo systemu, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie dokumentacji i dowodów zgody — nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).

Wypełnianie obowiązków prawnych (np. przechowywanie dokumentacji, przeciwdziałanie oszustwom) — art. 6 ust. 1 lit. c.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie (patrz sekcja o prawach); nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

Dane wrażliwe (np. o zdrowiu, ciąży, pochodzeniu) przetwarzamy tylko wtedy, gdy sam(a) je podasz, i wyłącznie w zakresie niezbędnym do oceny i prowadzenia sprawy (np. dyskryminacyjnej). Prosimy o nieprzesyłanie danych wrażliwych, które nie są istotne dla sprawy.

Aby przyspieszyć i uzupełnić ocenę sprawy przez naszych prawników, możemy przekazać dane zgłoszenia i załączone dokumenty do zaufanego dostawcy modelu AI (Anthropic) w celu wygenerowania wstępnej analizy pomocniczej (m.in. szans, szacunkowej wartości, przygotowania danych do ACAS).

Analiza AI ma charakter pomocniczy i NIE jest zautomatyzowaną decyzją wywołującą wobec Ciebie skutki prawne — ostateczną ocenę zawsze podejmuje człowiek (prawnik). Dostawca AI nie wykorzystuje Twoich danych do trenowania modeli.

Wysyłając zgłoszenie i akceptując niniejszą Politykę, wyrażasz zgodę na takie przetwarzanie wspomagane AI. Możesz ją wycofać, kontaktując się z nami — wówczas Twoja sprawa będzie oceniana wyłącznie przez człowieka.

Do potwierdzeń, powiadomień o statusie i wiadomości od zespołu używamy poczty e-mail (dostawca: Resend). Logowanie do panelu odbywa się przez bezpieczny link (magic link) — nie przechowujemy Twojego hasła w postaci jawnej. Dla personelu obowiązuje uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA).

Korzystamy z zaufanych dostawców działających na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia: Supabase (baza danych, uwierzytelnianie, magazyn plików), Vercel (hosting aplikacji), Resend (wysyłka e-mail), Cloudflare (ochrona/bezpieczeństwo), Anthropic (model AI do analizy pomocniczej).

Nazwę pracodawcy weryfikujemy w publicznym rejestrze Companies House (GOV.UK).

Za Twoją wiedzą, gdy przyjmiemy sprawę, dane sprawy możemy przenieść do systemu zarządzania kancelarią (Clio) w celu jej prowadzenia.

Dane możemy ujawnić także organom lub podmiotom, gdy wymaga tego prawo, albo doradcom (np. ubezpieczyciel, audytor) w niezbędnym zakresie.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Wielką Brytanią / EOG (np. w USA). W takich przypadkach zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez UK GDPR — decyzje o adekwatności, standardowe klauzule umowne (SCC / UK IDTA) lub inne dopuszczalne mechanizmy. Kopię lub informację o zabezpieczeniach udostępnimy na żądanie.

Dane sprawy przechowujemy przez okres niezbędny do jej oceny i prowadzenia, a następnie zgodnie z obowiązkami zawodowymi kancelarii oraz przepisami o przedawnieniu. Zgłoszenia usunięte trafiają do kosza i są trwale kasowane po 30 dniach.

Rejestr zgód (dowód wyrażenia zgody) przechowujemy w formie niezmiennego, podpisanego zapisu także po usunięciu sprawy — jako dowód spełnienia obowiązków prawnych (art. 17 ust. 3 lit. b/e UK GDPR).

Po upływie okresów retencji dane są usuwane lub anonimizowane.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie w transporcie (HTTPS/HSTS), izolację danych na poziomie wiersza (RLS), obowiązkowe MFA dla personelu, kontrolę dostępu wg zasady najmniejszych uprawnień, prywatny magazyn plików z krótkotrwałymi linkami oraz kryptograficzne podpisywanie zgłoszeń i zgód. Żaden system nie jest w 100% odporny — dokładamy jednak starań, by ryzyko minimalizować, i reagujemy na incydenty zgodnie z prawem.

Przysługują Ci prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.

W panelu możesz samodzielnie i trwale usunąć całe swoje zgłoszenie wraz z załącznikami.

Aby skorzystać z praw, napisz na info@elsg.co.uk. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu jednego miesiąca.

Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Information Commissioner’s Office (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF; ico.org.uk; tel. 0303 123 1113. Prosimy jednak najpierw o kontakt z nami — postaramy się rozwiązać sprawę.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Analiza AI jest jedynie pomocnicza dla decyzji podejmowanej przez człowieka.

Używamy niezbędnych plików cookie i pamięci lokalnej przeglądarki wyłącznie do działania usługi: sesja/uwierzytelnianie, zapamiętanie motywu, autozapis wersji roboczej formularza oraz tryb aplikacji (PWA). Nie stosujemy marketingowych cookie śledzących bez Twojej zgody.

Usługa jest przeznaczona dla osób dorosłych i nie jest kierowana do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 18. roku życia w kontekście zgłoszeń.

Możemy aktualizować niniejszą Politykę. Każda wersja ma numer i skrót kryptograficzny (widoczny na dole strony), a przy zgłoszeniu zapisujemy wersję, którą zaakceptowałeś(-aś). O istotnych zmianach poinformujemy w odpowiedni sposób.

W sprawach dotyczących danych osobowych: info@elsg.co.uk. Dane administratora podano w sekcji 1. Skargi możesz kierować do ICO (sekcja 13).